Senior Document Controller

Vacature: Senior Document Controller – Energie / Infrastructuurproject

Voor een grootschalig energie-infrastructuurproject zoeken wij een ervaren Senior Document Controller. Binnen dit project wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een landelijk netwerk voor duurzame energiedragers, waarbij industriële clusters met elkaar, met het buitenland en met import- en opslaglocaties worden verbonden.

Het project maakt gebruik van zowel bestaande als nieuw aan te leggen infrastructuur en draagt bij aan de verduurzaming van de industrie door inzet van CO₂-vrije energievormen.

Je ondersteunt meerdere deelprojecten en levert daarnaast een bijdrage aan aanverwante projecten op het gebied van warmte en CO₂.

Werklocatie

De standplaats is Utrecht, met regelmatige reizen naar andere locaties binnen Nederland. Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Wat ga je doen?

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het gestructureerd beheren en beheersen van alle projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus.

Je zorgt ervoor dat documentatie:

• correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd en opgeslagen
• tijdig wordt gedistribueerd
• voldoet aan geldende kwaliteitsnormen en richtlijnen

Daarnaast lever je stuurinformatie aan projectmanagement en waarborg je de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van documentatie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Documentbeheer & nummering: beheren van consistente documentstructuren en archivering
• Wijzigingen & distributie: beheren van documentstatussen, metadata en reviewcycli
• Transmittals & registers: verwerken van inkomende/uitgaande documentstromen en beheren van het Master Document Register
• Kwaliteit & compliance: controleren van documentatie op richtlijnen en standaarden
• Rapportage & inzicht: opstellen van voortgangs- en statusrapportages
• Ondersteuning & communicatie: adviseren van projectteams en fungeren als aanspreekpunt
• Systeembeheer: beheren van toegangen en autorisaties binnen documentmanagementsystemen

Daarnaast draag je bij aan de verdere professionalisering van document control, waaronder:

• standaardisatie van werkwijzen
• implementatie van een nieuw Document Management Systeem (DMS)
• ontwikkeling naar data-gedreven werken

Wat vragen we?

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in document- en/of informatiemanagement binnen grote (technische) projecten
• Ervaring met Document Management Systemen (bijv. SharePoint, SDx of vergelijkbaar)
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, metadata, archivering en reviewcycli
• Ervaring met DMS-implementaties is een pré
• BIM-kennis of ervaring met informatiemanagement is een pré
• Vaardigheid met MS Office of het snel eigen maken van nieuwe software

Wie ben jij?

• Zorgvuldig en gestructureerd met oog voor detail
• Professioneel Nederlands spreken en schrijven is een MUST HAVE
• Sterk in communicatie en stakeholdermanagement
• Goed in plannen en prioriteren, ook bij meerdere projecten
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Flexibel en pragmatisch ingesteld
• Teamspeler

Over de organisatie

Je komt te werken bij een organisatie die actief is in de ontwikkeling en het beheer van energie-infrastructuur in Nederland en aangrenzende regio’s. De organisatie speelt een belangrijke rol in de energietransitie, met projecten gericht op duurzame gassen, warmte en CO₂-oplossingen.