Administrative Assistant

• Ensino médio completo

• Experiência prévia com atividades administrativas

Local de Atuação: Ilha da Conceição, Niterói - RJ

Horário de Trabalho: Segunda a sexta, das 08h às 17h

Regime de Trabalho: Presencial

Esta oportunidade é exclusiva para pessoas com deficiência ou reabilitadas.

• Realizar requisições de compras no sistema dos materiais e serviços que se fazem necessários no departamento;

• Controlar recebimento, planilhas de custos e pagamento das contas das bases e apartamentos da empresa;

• Dar suporte na verificação de documentos de terceirizados para realização de trabalhos nas bases, agendar indução junto ao HSE e orientar suas rotinas;

• Controlar claviculário com as chaves das bases e apartamentos;

• Controlar e organizar as análises de risco do departamento de Facilities e demais documentos que se fizerem necessários;

• Processo de faturamento das notas fiscais dos contratos administrativos da base relacionados a instalações e manutenções prediais;     

• Controlar e arquivar documentos do Departamento de Facilities e registros e certificados dos prestadores de serviços das instalações referentes a suporte às licenças ambiental, ISO e OSHAS;

• Auxiliar a coordenação na análise de escopos para atividades de manutenção e reformas, além de realizr comparativos entre as propostas ofertadas por Compras;

• Auxiliar no controle de documentos e cadastro dos prestadores de serviços e terceirizados;

• Criar fluxogramas das atividades realizadas;

• Abrir e monitorar os chamados no Facilities Support Desk;

• Controlar os cadastros de ativos referentes às manutenções preventivas através do PeopleSoft, agendar com os fornecedores as atividades em questão e fiscalizar suas devidas execuções através de relatório fotográfico;

• Controlar estoque mínimo de materiais e ferramentas de Manutenção Predial, através de planilha e organização e identificação dos ítens em estoque;

• Executar layouts da base, pavimentos de prédios e salas através de AutoCad;

• Monitorar os KPIs do Departamento de Manutenção Predial através do controle das atividades executadas e realização de planilhas e gráficos demonstrativos;

• Elaborar, acompanhar e controlar planilhas de cronogramas de obras e reformas;