Student Information Systems - Program Manager

Job DescriptionJob Description

We are immediately hiring for a Program Manager to work on a long term contract (2-3)+ years

Reports To: Head of SIS Implementation

1. We are leading a multi-year transformation of a Student Information System (SIS) and are seeking an experienced, results-driven Program Manager to lead this critical initiative from planning through full implementation.
2. This is a hands-on leadership role for a high-performing professional with a proven track record in ERP/SIS implementation—preferably within a higher education environment. The Program Manager will lead and coordinate cross-functional business, technical, and vendor workstreams to ensure alignment with strategic goals, stakeholder needs, and regulatory compliance.
3. The ideal candidate is a strategic thinker and adaptable leader with strong project management expertise, exceptional stakeholder engagement skills, and the ability to manage complexity across systems, teams, and priorities.
4. Key responsibilities include guiding planning activities, ensuring data readiness, managing internal and external integrations, and driving execution of the SIS initiative.
5. Success in this role requires resilience, critical thinking, and a flexible approach to tradeoffs.
6. The Program Manager must collaborate proactively across diverse teams, align stakeholders, and implement solutions that deliver lasting institutional impact with a strong sense of ownership to deliver transformative outcomes.

Description of Duties and Tasks

Program Ownership

1. Ensure that project milestones, and timelines are properly defined.
2. Ensure that team members and implementation partners achieve established project goals (scope) in a timely manner.
3. Implement the change management process that ensures a smooth transition and ensures that process is followed.
4. Create a comprehensive communication plan for the SIS implementation and auxiliary projects (eg: data cleansing, integrations, reporting, data hub).

Strategic Planning

1. Maintain a highly visible project timeline that outlines the implementation schedule for all stakeholders, while taking into account other related initiatives.
2. Create and maintain a multi-phase implementation roadmap with key milestones, dependencies, and success metrics
3. Anticipate change and build flexibility into timelines and deliverables.
4. Identify strategic and operational risks early (e.g., resource gaps, change resistance, data quality issues)
5. Design mitigation strategies and contingency plans that minimize impact.
6. Map stakeholder influence and expectations.
7. Develop a structured engagement and communication plan to ensure alignment and transparency.
8. Use metrics, benchmarks, and feedback loops to make informed decisions.
9. Establish KPIs and dashboards to track progress against deliverables and roadmaps.
10. Align program delivery with a realistic and proactive organization level change management plan.
11. Integrate training, communication, and user adoption into strategic delivery.
12. Establish clear roles, responsibilities, and escalation paths.
13. Plan for post-implementation optimization (e.g., system upgrades, support models, analytics).

Program Execution:

1. Lead and manage large-scale programs, ensuring timely and successful delivery.
2. Develop and implement program plans, including scope, schedule, and resource allocation.
3. Collaborate with stakeholders to define program objectives, requirements, and deliverables.
4. Identify and mitigate risks, ensuring program goals are achieved within constraints.
5. Coordinate and lead cross-functional teams, including technical, operations, and business stakeholders.
6. Monitor program progress, track milestones, and provide regular status updates to senior management.
7. Regularly interact with internal and external leadership, including executives, acting as the primary escalation point.
8. Create and maintain program documentation, including standard artifacts and reporting dashboards.
9. Define and manage program governance (controls). Actively manage risks and issues, taking appropriate corrective measures.
10. Maintain a forward-looking view of assigned programs, anticipating issues before they arise.
11. Ensure compliance with industry standards, regulations, and best practices.
12. Foster a culture of continuous improvement and innovation within the program team.
13. Interpret contract terms and manage program scope, deliverables and milestones
14. Provide mentorship and guidance to junior team members.

Team Leadership:

1. Partner with the technical and business project manager(s) to ensure project resources are adequately assigned.
2. Working with implementation partners, Head of SIS/ERP Implementation and technical/business leadership, define project tasks and goals for each project team and ensure team members are meeting these goals.
3. System Integration
4. Oversee the integration of new systems with existing platforms, ensuring seamless functionality, data integrity and security.
5. Coordinate with IT teams and external vendors in configuring, testing, and deploying integrated solutions.
6. Establish and maintain data standards and protocols to facilitate effective integration across systems.
7. Understanding of Data Governance
8. Experience with ETL processes and tools
9. Stakeholder Engagement
10. Communicate project updates, milestones, timelines and deliverables to stakeholders in a clear and timely manner.
11. Act as liaison between project team members and project leadership.
12. Participate in partner interactions and head escalations
13. Participate in coordination activities as suggested by the Head of the SIS Implementation and implementation partner.

Knowledge

1. Expert knowledge of the principles and practices of project management.
2. High business acumen with demonstrated ability to critically assess the relationship between business value and technical solutions.
3. Ability to build and present executive-level presentation documents.
4. Strong understanding of enterprise-level systems, including ERP, CRM, LMS, SIS and other administrative and academic platforms.
5. Solid understanding of the principles of enterprise architecture and solution architecture.
6. Strong understanding of the principles of software development and integration design.
7. Knowledge of data governance principles, compliance requirements, and information security best practices.

Skills

1. Excellent communication skills, with the ability to effectively engage and influence stakeholders at all levels of the organization.
2. Excellent vendor management skills.
3. Demonstrated leadership abilities, including experience managing multidisciplinary teams and fostering a collaborative work environment.
4. Maintaining confidentiality of work-related information and materials.
5. Establishing and maintaining effective working relationships.
6. Project management certifications (e.g., PMP, PgMP) and/or technical certifications in relevant technologies are highly desirable.

Required Work Experience

1. Proven track record of successfully leading large-scale systems implementation projects from conception to completion.
2. 5 or more years of related leadership experience in technology-related roles.

 Work Experience

1. Experience implementing a major SIS solution (Banner, Colleague, Workday Student, etc.)
2. Experience in higher-education implementations is .
3. Experience specifically with cloud-based SIS implementations is .
4. 5 or more years of related work experience.

Required Education

Bachelor’s degree in Information Technology, Business or related field is required.

 Education

1. PMP, PgMP or equivalent certification is strongly desired.
2. ITIL Foundation Certification or higher .