Administrative Assistant m/w

Recruiter
Location
Luxembourg, Luxembourg Countrywide
Salary
Competitive
Posted
30 Oct 2016
Closes
30 Nov 2016
Ref
CHE000065
Contract Type
Permanent
Hours
Full Time
Die JACOBS ENGINEERING INC. ist einer der weltweit größten und vielfältigsten Anbieter von Engineering-Dienstleistungen und Construction Services. Unsere einfachen, aber wesentlichen Grundwerte leiten uns: People are our Greatest Asset, We are Relationship-Based und Growth is an Imperative. Unsere Kultur der Fürsorge bildet zusammen mit den Grundwerten eine solide Grundlage, auf der unser Geschäft aufbaut.

JACOBS beschäftigt derzeit 50.000 Mitarbeiter in 250 Niederlassungen in 30 Ländern. Unsere Mainland Europe Region leistet einen wesentlichen Beitrag zu Jacobs' starker Performance, die Dienstleistungen für Kunden innerhalb unserer Region in einer Vielzahl von Branchen beinhaltet.

Für unseren Kunden in Luxemburg suchen wir ab November 2016 eine Elternzeitvertretung befristet für 1 Jahr eine/n

Administrative Assistant (m/w)

Aufgaben / Verantwortungsbereich
  • Entlastung des Büroleiters und Betreuung des werkseigenen Engineering Teams
  • Selbständige Organisation des Sekretariats und Ansprechpartner für das Team
  • Monatliche Pflege der Zeitkonten für ca. 30 Mitarbeiter im SAP HPE System
  • Erstellung von Bestellanforderungen jeglicher Art in SAP (auf Basis von vorhandenen Angeboten und Projektbudgets) inklusive Listenpflege und Rückverfolgung
  • Erstellung von Bestellanforderungen im SRM System
  • Aktualisierung technischer Datenbanken in Access
  • Vorbereitung von technischen Projektordnern gemäß Vorgaben (in Papier und elektronisch)
  • Vervollständigung von abgeschlossener Projektdokumentation (in Papier und elektronisch)
  • Handhabung von Trainingsnachweisen von Engineering Mitarbeitern
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten (z.B. Reservierung von Konferenzräumen, Beschaffung von Büromaterial, Post- und Paketversand)
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache


  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Sekretariatsausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung aus vergleichbaren Positionen in der Projektabwicklung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse i n Wort und Schrift
  • Französischkenntnisse sind von Vorteil aber nicht verpflichtend
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und selbständige, pro-aktive und loyale Arbeitsweise
  • Absolut professioneller Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Visio, Access und SAP
  • Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten sowie Freude an der Teamarbeit